仕事を進めて行く中で「ここをもっとこうすればスムーズに進むのに」「この作業をこう変えれば問題が解決しそうだな」と考えることはありませんか？
そうしたときは提案書を使って、上司や取引先に自分の考えを伝えてみましょう。
Contents
提案書と企画書の違い
同じものと見なされがちな提案書と企画書。
実は2つにはわかりやすい違いがあります。
その違いを理解して、適切な場面で提案書を利用できるようにしましょう。
提案書とは
提案書とは、現在抱えている課題や問題点を明確化し、その解決策やアイデアを記した書面のことです。
その「提案先」は、社内・社外(取引先)どちらの場合もあります。
社内の場合は、例えば自身が関わっているプロジェクトに対しての課題や改善点を精査し、そのプロジェクトをより円滑に・効率良く進めるための手段として提案書を利用します。
社外の場合は、取引先の抱える問題点や取り組むべきことなどを明確化し、その点に対して自社がどれだけ貢献できるのかを提案することで、新規の契約を獲得するための足がかりとしても利用できます。
提案書と企画書の定義
まず提案書と企画書のそれぞれの定義を見てみましょう。
- 提案書：課題や問題点に対しての解決策やアプローチ法を記す
- 企画書：新しい事業やプロジェクトのアイデアを実行に移すための計画を記す
まず提案書は、進行しているプロジェクトや取引先で起こっている問題点など、今現在起こっていることに対してのアプローチを記載した書類のことを指します。
対して企画書は、新しいプロジェクトや新規事業などこれから未来に起こるであろうことに対してのアプローチを記載した書面のことを指します。
わかりやすくまとめると、提案書は問題解決策や改善策の提示であり、企画書は新規案件に対する計画提示となります。
この点を踏まえて、自分が作成すべき文書が提案書なのか、それとも企画書なのかを検討すると、適切な書面を作成することできます。
提案書の書き方【必要項目・NG事項】
提案書の定義や企画書との違いを理解したところで、実際に提案書を書くにあたって必要な項目や避けるべきポイントをお伝えします。
本来、提案書自体に定まった形式はありません。
そのため提案先に説明しやすいよう比較的自由に作って構いませんが、より説得力を持たせて提案が通りやすくなるよう以下のポイントを押さえつつ作成してみてください。
提案書を書く上での必要項目
現状の問題・課題
まずは提案書を作成する要因となった、現状の問題点や課題点を提示します。
この点が曖昧だと提案の軸がブレてしまうため、なぜその点が課題だと思ったのか、その課題があることで、現状どのような事態が起こっているのかを明確に説明できるようにしておきましょう。
ヒアリングや調査の元、情報収集をしっかり行って問題点を浮き彫りにすると提案書の重要性をより高めることができます。
問題が解決することによるメリット・利点
問題が解決することで提案先にどのようなメリットがあるのかを提示します。
当然ですが、提案先にメリットがなければどんな提案も受け入れられません。
この提案を実行することで何がどう変わって、どんなメリットが生まれるのかを明確にして、しっかり説明できることが大切です。
経費削減や利益のアップなどが見込める場合は、数値も盛り込んでおくとより説得力が増します。
問題解決策
問題点や課題を浮き彫りにしてメリットを提示し、共感を得られたところで、その課題の解決策を挙げましょう。
策はもちろん一つとは限りません。
いくつかの案を提示しておくことで、より提案を受け入れてもらいやすくなります。
そして提示した問題解決策の具体的なスケジュールや予算、必要人員なども明確化しておきましょう。
提案に対してより現実味を持たせるため、より細かく具体的な計画を提示することが大切です。
留意点
提案を実行するにあたって考えられる留意点や注意点がある場合は、あらかじめ記しておきましょう。
より提案内容に対して現実的かつ真摯に向き合っている姿勢が伺えますし、提案を実行した際に発生しうるトラブルを回避しやすくなります。
提案書を書く上でのNG事項
課題やメリットが曖昧
提案書が説得力を持つのは、課題の抽出やメリットに対して提案先から共感してもらえてこそです。
そのため、課題や問題点がはっきりしない場合や、メリットを重要だと感じてもらえない場合は提案書に価値を見出すことが難しくなってしまいます。
課題やメリットに説得力を持たせるには事前準備が不可欠です。
提案先に提案内容を受け入れてもらうためにも、まずは事前調査や分析をしっかりと行いましょう。
そうすることで納得してもらいやすい現状の課題やメリットの提示が可能になります。
計画の具体性の欠如
課題やメリットに共感してもらえたとしても、大幅な日程調整が必要な場合や、必要以上に予算や人員を割くなど非現実的な計画では実行に移すのは困難だとみなされます。
現実可能な日程・予算・人員等を割り出し、よりリアルに想像できる計画案を提示するようにしましょう。
複雑でまとまりを欠く
提案書は提案先にわざわざ時間を取ってもらい、目を通してもらいます。
相手の大切な仕事の時間を必要以上に奪わないよう、提案書はわかりやすくコンパクトにまとめましょう。
書面に収まらない細かな事柄に関しては口頭で説明して補足すれば問題ありません。
提案書のテンプレートサイト
提案書のテンプレートがダウンロードできるページの中でもおすすめなものをまとめました。
ぜひ参考にしてください。
bizocean
https://www.bizocean.jp/doc/category/260/
社内システム変更から新規営業方法などさまざまな提案書のテンプレートが充実しています。
どちらかと言えば、社内向けの提案書が豊富です。
ボクシル BUSINESS TEMPLATE
企画商品提案書・新規事業提案書のテンプレートがダウンロードできます。
シンプルなものからオシャレなものまで、デザイン性の高さがポイントです。
PPTips
パワーポイントで提案書を作る場合のテンプレートを利用できます。
シンプルやラグジュアリーなどジャンルが豊富で、なおかつそれぞれ「こんな方にオススメ」という紹介をしてくれているので自分の状況に当てはまるものが見つかるはずです。
提案先に応じて使い分けをすると非常に効果的です。
まとめ
普段よく耳にする「企画書」と「提案書」の違いは非常に明確です。
その違いを理解した上で、本記事で述べたポイントを意識して提案書を作成すると、より一層ビジネスで効果を発揮します。
ぜひ適切な場面で説得力のある提案書を作成してみてください。
