プレゼンテーションなどで数値を示す際は、表を活用することで、よりデータが伝わりやすくなります。
プレゼンテーションのスライド制作で利用されることの多いパワーポイントでは、表を作成することが可能です。
今回は、パワーポイントで表を作成する方法について詳しく解説していきます。
見やすい表を作成するコツもご紹介するので、ぜひ参考にして効果的な資料を作成しましょう。
パワーポイントで表を作成する方法
パワーポイントでは、簡単な操作で表を作成することができます。
シンプルな手順なので、慣れていない人でも簡単にできるはずです。
まずメニューにある「挿入」をクリックします。
その中から「表」を選択すると、マス目が表示されるので、作成したい表の項目に合わせて範囲を選択しましょう。
表に項目や数値を入力する際は、セルをクリックすることで入力できるようになります。
文字の大きさ・長さに合わせてセルの高さ・幅を変更したいときは、罫線をドラッグすることで調整可能です。
ダブルクリックすると、自動で文字に合ったセルの大きさになるので、ぜひ活用してみましょう。
セル内の色や文字の色も簡単に変更できます。
まずセル内の色を変えるときは、表ツールの「表のスタイル」を選択することで表全体の色が変わります。
表の一部だけ色変更したい場合は、表の範囲を選択した後に「塗りつぶし」で色を選択すれば、変えたい場所だけ色を変更することが可能です。
文字色を変更したいときは、変更したい文字を範囲指定します。
そうすると文字編集ウィンドウが出てくるので、そこから文字色を変更しましょう。
そのほか、文字の大きさや斜体といったスタイルも変更可能です。
パワーポイントにエクセルで作成した表を挿入する方法
表作成に優れたエクセルであらかじめ表を作成し、パワーポイントに挿入する方法もあります。
より複雑・優れた表をパワーポイントに活用したいというときの使い分けに便利です。
まずは、エクセルで表を作成しましょう。
作成した表を範囲指定し、右クリックメニューからコピーを行います。
パワーポイントのスライドを開き、右クリックメニューから「貼り付け先のスタイルを使用」を選択すると、エクセルで作成した表がスライドに挿入されます。
パワーポイントはデザイン性に優れているので、エクセルで作成した表をペーストした後アレンジするのがおすすめです。
表をクリックすると、表ツールメニューが表示されるので、デザインから表のスタイルや文字の色などを変更してみましょう。
見やすい表を作成するテクニック
パワーポイントに表を挿入するのは、わかりやすい資料にするポイントのひとつですが、見にくい表はかえって逆効果です。
そこで、見やすい表を作成するテクニックを3つご紹介していきます。
セルの高さと幅をそろえる
わかりやすい表は、第一印象で整理整頓されていて見やすいことが特徴です。
全体に統一感を出すテクニックとして、セルの高さと幅はきっちりとそろえましょう。
書かれている情報が同じでも、セルの大きさがバラバラだと統一感がなくなってしまいます。
余計な余白は生まれたり、セル内が窮屈になったりするので、上の表のようにセルの高さ・幅をできるだけそろえた表を作成しましょう。
セル内に余白をとる
セルの幅や高さをそろえようとすると、文字数や文字サイズにぴったりと合わせがちです。
そうするとセル内に文字が詰まっている印象になり、見にくくなることがあります。
セル内に適度に余白をとると、セル内の文字が見やすくなります。
左の表は文字サイズに合わせてセルサイズをぴったりになるようにしたもので、右の表はセルの高さと幅を広めにとったものです。
右の表は、文字の配置も中央に寄せているので、文字がはっきりと際立つようになっていることがわかると思います。
セルの高さ・幅を合わせた後に、余白もしっかりチェックしてみてください。
効果的に色を活用する
表の背景色を工夫することで見やすい表を作成することができます。
背景色に合わせて文字色も変更すればさらに見やすい表になります。
文字色と背景色のトーンを変えると、文字が際立ち数値や項目が見やすくなります。
極端な例ですが、上の表は文字色と背景色のトーンが近いので、文字が見えにくくなっています。
一方、下の表は、背景が薄いトーンで文字が黒になっているため、はっきりと数値を読み取ることができます。
データが多くなると、横のデータが見にくくなることもあります。
1段下を見てしまって読み間違えてしまうかもしれません。
上の表はすべての列の背景色が同じなので、読み取り間違えやすい配色です。
下の表は列ごとに同系色の背景色を使い分けており、読み間違える可能性は軽減されています。
まとめ
パワーポイントに表を活用することによって、よりデータがわかりやすいプレゼンテーション資料をつくることができます。
パワーポイントだけでも表を作成できますが、エクセルで作成した表を挿入する方法もあります。
パワーポイントはデザイン性に優れている一方で、エクセルは計算や数値入力が得意です。
見やすい表をつくるためには、エクセルで細やかな表をつくり、パワーポイントでデザインすると、優れた表になるでしょう。
見やすい表を作成するテクニックも参考にして、表を活用したパワポ資料を作ってみてくださいね。
