ビジネスでは、プレゼンテーション資料や営業資料、提案書など、様々な資料を作成しなければいけません。
資料作成に時間がかかってしまうと、本来の業務に使う時間がなくなってしまいます。
時間をかけるだけ質が高くなるとは限らず、効率的な資料作成が求められます。
今回は、効率的な資料作成について、効率化するポイントやおすすめの資料作成代行サービスなどを解説していきます。
資料作成に悩みを抱えている方はぜひ参考にしてみてくださいね。
Contents
資料作成を効率化するメリット
資料作成に時間がかかりすぎていたり、時間と質が伴わなかったりする場合は、効率化が必要でしょう。
資料作成を効率化すると、どのようなメリットを得られるのかを解説していきます。
労力や人的コストの削減
資料を作成するためには、資料の種類や担当者のスキルなどによって差はあるものの、ある程度の時間が必要です。
資料作成以外にもやるべき仕事はあるので、効率化が求められます。
資料作成にかかる時間が少なくなれば、労力が最小限におさえられ、人的コストも削減できるでしょう。
質の向上
資料は、時間をかければかけるほど質が上がるわけではありません。
無駄な作業で時間をかけていると、質が低いのに時間がかかるという悪循環に陥ります。
効率よく資料を作成できるように、作り方やフォーマットが整備されていれば、スキルによるブレがなくなり、誰でも質の高い資料が作成できるようになるでしょう。
資料作成を効率化するポイント
資料作成を効率化するには、いくつかのポイントがあります。
やみくもに時間を削ったり、やり方を変えたりすると、資料の質が下がってしまうでしょう。
ご紹介する5つのポイントをおさえて、資料作成を効率化してみてくださいね。
アウトラインの作成
資料を計画なしに作り始めるのは非効率的です。
途中で変更が必要になった場合や、新たに盛り込む内容が出てきたときに、時間と手間がかかります。
アウトラインをしっかり作りこんでおけば、内容変更や流れの変更などが起きにくいです。進める手順も見えてくるので、順序よく効率的に資料を作成できます。
フォーマットの作成
アウトラインをつくるときに便利なのがフォーマットです。
構成や流れを考える必要がなくなり、フォーマットに当てはめるだけで資料をスピーディーに作成できます。
日常的に使用する資料などをフォーマット化すると、統一感もあり管理がしやすくなる点もよいポイントです。
資料のチェック
資料を作成した後のチェックも効率化のポイントです。
完成しきってからチェックをすると、重大なミスや改善点があったときに、大幅な修正をしなくてはいけません。
タイムロスをふせぐためには、作成者自身やその上司などがこまめにチェックすることが大切です。
修正・変更に早めに気づくことで効率的に進められます。
アウトソーシングの検討
自身や自社で改善が難しいときは、アウトソーシングを検討しましょう。
資料作成代行サービスを利用すれば、資料作成にかかる時間をまるごとカットできます。費用がかかることやスキル・ノウハウを積み重ねにくいことなどを理解した上で、利用を検討してみてくださいね。
資料作成代行サービスとは？
先程も紹介しましたが、資料作成の担当者や企業で効率化に取り組めない場合は、資料作成代行サービスを利用するのがおすすめです。
外注することによって、コア業務への時間がとれ、第三者の目線を取り入れた質の高い資料を作成できるなど、多くのメリットがあります。
企業にとっては、人件費を削減することもでき、労力とコスト両方の効率化を実現できるでしょう。
おすすめの資料作成代行サービス5選
資料作成代行サービスは、様々な代行会社が提供しています。スキルや実績、料金などがそれぞれ異なるので、慎重に依頼する企業を選定しなければなりません。
そこでおすすめのサービスを4つピックアップしました。サービスや特徴を知り、依頼するサービスの選定に役立ててみてくださいね。
RAYS SLIDE
RAYS SLIDEは、「STYLISH」「PROFESSIONAL」「QUALITY」の3つをコンセプトにした資料作成代行サービスです。
大手総合商社の経営企画部門で活躍したノウハウを生かした資料作成が期待できます。
顧客の状況や要望に合わせたプランがあり、非常に柔軟な点もポイントです。
上記ブログページにて制作物の例や、作り方のポイントが紹介されていますので、参考にしてみてください。
HELP YOU
HELP YOUは、専門的なスキルを持ったスタッフが在籍し、チームで資料作成代行を提供しています。
採用率1％のアシスタントと窓口となるディレクターによって、質の高い資料作成しています。
対応業務の幅広さもHELP YOUの魅力です。経理・事務資料から営業資料、カスタマーサポート資料なども依頼できるので、必要に応じて様々な資料を依頼してみてくださいね。
ハイボリューム
ハイボリュームのパワーポイントデザインサービスは、年間制作数300社以上の実績があります。
コピーライターやデザイナー、エンジニアといったプロが在籍し、内容にこだわった資料作成代行を提供しています。
納品後のカスタマイズができるデータで納品してくれるのも嬉しいポイントです。
必要に応じて、データの修正や文章の変更を行い、さらに良い資料としてビジネスに活用しましょう。
オリファイ
オリファイのプレゼン資料代行は、成果を出すことにこだわっています。
きれいに情報がまとまっているだけでなく、内容がより伝わり、インパクトのある資料を作成するのが特徴です。
現場経験を持ち、マイクロソフトMVPを受賞したスタッフが作成するので、専門的なスキルも持ち合わせています。
さらに「満足できない場合は料金をいただかない」と明記しており、初めて依頼する資料作成代行としてもおすすめです。
ココナラ
ココナラは、スキルを生かして個人でサービスを出品できるサービスです。
様々なジャンルがあり、資料作成代行サービスも数多く出品されています。
出品者が自ら料金を設定するので、業者に依頼するよりもコストを削減しやすいのが特徴です。
サービスには評価が付けられているので、実績や評価内容をチェックして、信頼できるサービスを購入しましょう。
まとめ
資料作成を効率化することによって、人的コストを削減したり、質の高い資料がつくりやすくなったりするなどのメリットがあります。
効率化を実現するには、アウトラインやフォーマットの作成、チェック体制の強化といったポイントを意識しましょう。
効率化する方法のひとつとして、資料作成代行サービスを作成するのもおすすめです。
ご紹介したおすすめの資料作成代行を参考にして、アウトソーシングも検討してみましょう。
